Forretningsorden for bestyrelsen
29. januar 2022
1.0 Omfang
1.1
Denne forretningsorden gælder for arbejdet i bestyrelsen for Esbjerg Golfklub.
2.0 Møder
2.1
Mødeplan bør udarbejdes for det følgende år senest den 1. december. Mødeplanen kan løbende justeres efter drøftelse på møderne.
Der afholdes ordinært 7 fysiske bestyrelsesmøder i årets løb, hvoraf de 2 finder sted i tilknytning til generalforsamlingen.
Herudover afholdes et årligt koordineringsmøde i marts måned kort tid efter generalforsamling, med deltagelse af bestyrelsen, udvalgsformændene, golfmanager, chefgreenkeeper, cheftræner og restauranten.
Desuden kan bestyrelsessuppleanterne samt øvrige ansatte deltage efter aftale.
Her drøftes, koordineres og opdateres klubbens kortsigtede handlingsplaner.
2.2
Senest fredag i ugen før bestyrelsesmødet udsendes dagsorden via mail.
Dagsorden udsendes til mødedeltagerne.
Der kan i øvrigt indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde møde, hvis formanden eller et flertal af bestyrelsen begærer dette.
Indkaldelse med dagsorden skal dog udsendes med mindst 3 dages varsel og både via mail og sms.
2.3
Dagsordenen skal suppleres med alle bilag.
For alle beslutningspunkter skal der foreligge en sagsfremstilling og indstilling.
2.4
Dagsorden opstilles af golfmanager.
Alle medlemmer kan sende emner til dagsordenen, som skal være golfmanageren i hænde senest onsdag i ugen før bestyrelsesmødet afholdes. I videst muligt omfang beskrives emner kort og gerne med løsningsforslag og handling.
Ved mødets begyndelse kan ethvert medlem anmode om, at et debat – eller orienteringspunkt kan behandles som et beslutningspunkt. Punkter der ikke fremgår af dagsordenen kan alene behandles under eventuelt medmindre alle tilstedeværende medlemmer giver samtykke til andet.
2.5
Dagsordenen indeholder som minimum følgende:
- Godkendelse af dagsorden.
- Emner til debat uden beslutning, herunder temaer, medlemstal og økonomi.
- Emner til beslutning.
- Emner til orientering og efterretning.
- Kommunikation.
- Eventuelt.
- Lukket dagsorden (kun bestyrelsen deltager).
2.6
Møder ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden.
Hvis hverken formand eller næstformand er til stede vælger den beslutningsdygtige bestyrelse selv sin mødeleder.
2.7
Mødelederen påser at forretningsordenen overholdes, og sikrer at punkterne afrundes med en beslutning eller konklusion.
Det er tillige mødeleders ansvar at sikre at møderne så vidt muligt ikke får karakter af sagsbehandling af enkeltsager, men forbeholdes debatter og beslutninger på et overordnet plan.
2.8
Beslutninger kan træffes, når 3 af de 5 medlemmer er mødt.
Afstemning foretages, hvis et medlem ønsker det.
Hvert medlem har en stemme og almindeligt flertal er afgørende.
I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
3.0 Mødedeltagere
3.1
Bestyrelsen består af 5 medlemmer.
I bestyrelsesmøderne deltager desuden golfmanageren , og 3 gange årligt deltager også Chefgreenkeeperen og cheftræner. Alle 3 med taleret uden stemmeret.
3.2
Bestyrelsen konstituerer sig hvert år på det første møde efter generalforsamlingen med følgende:
- Valg af næstformand for det kommende år.
- Valg af kasserer.
- fordeling af ansvarsområder og kontaktpersoner.
Hvis et bestyrelsesmedlem vil være fraværende for en længere periode, kan bestyrelsen supplere sig midlertidigt eller frem til næste generalforsamling med en bestyrelsessuppleant.
4.0 Habilitet
4.1
Spørgsmål om et medlems eventuelle interessekonflikt kan rejses af medlemmet selv eller af et andet medlem.
4.2
Spørgsmålet om et medlems habilitet afgøres af de tilstedeværende medlemmer. Beslutningen skal fremgå af referatet.
5.0 Lukket dagsorden
5.1
Ethvert medlem kan forlange mødet lukket, og et punkt behandlet udenfor referat.
6.0 Referat
6.1
Fra alle møder udarbejdes et referat.
Dette skal udsendes til mødedeltagerne via mail senest 5 dage efter mødet.
Hvis der ikke senest 5 dage efter udsendelse er indkommet bemærkninger fra mødedeltagerne er referatet godkendt.
7.0 Godkendelse
7.1
Denne forretningsorden er godkendt på bestyrelsesmødet den 29.jan.2022 og gældende fra denne dato.
